Urząd Stanu Cywilnego

Wykaz spraw załatwianych w Urzędzie Stanu Cywilnego

Załatwianie spraw dotyczących rejestracji stanu cywilnego:

1. Rejestracja urodzeń
   Dokumenty wymagane przy rejestracji:
   1. Dowody osobiste rodziców dziecka
   2. Odpis skrócony aktu małżeństwa rodziców dziecka, jeżeli nie zawarli związku małżeńskiego w miejscowym USC (do wglądu)
   3. Odpis aktu urodzenia matki, jeżeli dziecko nie pochodzi z małżeństwa
   4. Zgłoszenie urodzenia noworodka (zaświadczenie lekarskie)
   Rejestracja urodzenia nie podlega opłacie skarbowej.
2. Rejestracja zgonów
   Dokumenty wymagane przy rejestracji:
   1. Karta zgonu stwierdzająca zgon i jego przyczynę, wydana przez lekarza
   2. Pisemne zgłoszenie prokuratury albo policji, gdy okoliczności zgonu są przedmiotem postępowania tego organu
   3. Dowód tożsamości zgłaszającego zgon
   4. Dowód osobisty osoby zmarłej lub paszport w przypadku zgonu cudzoziemca
   5. Dowód osobisty współmałżonka, jeśli osoba zmarła pozostawała w związku małżeńskim
   Rejestracja zgonu nie podlega opłacie skarbowej.
3. Zawarcie i rejestracja związku małżeńskiego
   Nupturienci składają przed kierownikiem USC pisemne zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa. Małżeństwo przed kierownikiem USC może być zawarte po upływie miesiąca od dnia, kiedy osoby, które zamierzają je zawrzeć, złożyły kierownikowi USC pisemne zapewnienie, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa.
   Dokumenty potrzebne przy złożeniu zapewnień:
   1. Dowody osobiste osób zamierzających zawrzeć małżeństwo
   2. Odpisy skrócone aktów urodzeń nupturientów, o ile akty nie zostały sporządzone w  miejscowym usc
   Ponadto:
   • osoby rozwiedzione składają odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie
   • wdowy i wdowcy - odpis skrócony aktu zgonu współmałżonka
   • nieletnie kobiety - prawomocne postanowienie sądu, zezwalające na zawarcie małżeństwa
   • cudzoziemcy składają dokument stwierdzający możność zawarcia małżeństwa wg prawa ojczystego albo prawomocne postanowienie sądu o zwolnieniu cudzoziemca od obowiązku złożenia takiego dokumentu.
   • paszport z wizą.
   Zawarcie i rejestracja małżeństwa zawartego w formie wyznaniowej ze skutkami cywilnymi (małżeństwo tzw.konkordatowe). 
   Nupturienci składają przed kierownikiem USC pisemne zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa oraz dokumenty takie same jak do  małżeństwa zawieranego  w USC. W wyniku tego kierownik USC wydaje zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Zaświadczenie  traci ważność po upływie 3-ech miesięcy od daty jego wydania.
   Na podstawie zaświadczenia stwierdzającego zawarcie małżeństwa w formie wyznaniowej dostarczonego przez uprawnionego duchownego, urząd stanu cywilnego sporządza akt małżeństwa.
   Po upływie  tygodnia  od daty zawarcia małżeństwa wyznaniowego można uzyskać odpisy aktu małżeństwa.
   Opłata skarbowa za sporządzenie aktu małżeństwa - 84,00 zł
4. Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego
   Dokumenty od wnioskodawcy:
   1. Dowód osobisty (cudzoziemiec przedstawia paszport z potwierdzeniem zameldowania w rejonie USC)
   2. Oryginał dokumentu zagranicznego, który ma być wpisany, bądź fotokopia potwierdzona przez organ, który sporządził akt i jest uprawniony do wydawania z nich odpisów
   3. Urzędowe tłumaczenie na język polski aktu, który ma być wpisany, dokonane przez tłumacza przysięgłego
   4. Zaświadczenie z USC Warszawa-Śródmieście i Łódź-Śródmieście stwierdzające nieistnienie w tamtejszych księgach aktu, który ma być wpisany, jeżeli akt sporządzony był na dawnych terenach polskich, obecnie znajdujących się w granicach państw powstałych po ZSRR
   5. Podanie i oświadczenie strony, że dotychczas nie występowała z podobnym wnioskiem do USC na terenie Polski
   Uwaga: Nie wymaga tłumaczenia na język polski dokument wydany na druku międzynarodowym zgodnie z konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu dnia 8 września 1976 r.(Dz.U. z 2004 r. – Nr 166, poz.1735 i 1736)
   Opłata skarbowa za decyzję - 50,00 zł
5. Sprostowania aktów stanu cywilnego
   Potrzebne dokumenty:
   1. Podanie wnioskodawcy
   2. Dowód osobisty strony
   3. Odpis aktu stanu cywilnego, na podstawie którego zostanie sprostowany błędny zapis (np. przy prostowaniu aktu urodzenia - odpis zupełny aktu małżeństwa rodziców)
   Opłata skarbowa za decyzję - 39,00 zł
6. Odtwarzanie treści aktów stanu cywilnego
   Dokumenty potrzebne do odtworzenia treści aktu sporządzonego w kraju:
   1. Dowód osobisty
   2. Zaświadczenie z USC, w którym akt powinien się znajdować, stwierdzający zniszczenie lub zaginięcie całości lub części księgi stanu cywilnego
   3. Podanie z oświadczeniem strony, że uprzednio nie występowała z wnioskiem o odtworzenie aktu w postępowaniu sądowym lub administracyjnym
   4. Inne dowody (dokumenty)
   Dokumenty potrzebne do odtworzenia treści aktu sporządzonego za granicą:
   1. Dowód osobisty
   2. Zaświadczenie z USC Warszawa Śródmieście i Łódź-Śródmieście o nieistnieniu w tamtejszych księgach aktu, podlegającego odtworzeniu, o ile akt sporządzony był na terenach Polski, a obecnie znajdujących się w granicach państw powstałych po ZSRR
   3. Podanie wraz z oświadczeniem strony, że uprzednio nie występowała z wnioskiem o odtworzenie aktu
   4. Inne dowody (dokumenty, protokoły przesłuchań stron i świadków
   Opłata skarbowa za decyzję - 39,00 zł
7. Decyzja o uzupełnieniu aktów stanu cywilnego
   Dokumenty od wnioskodawcy:
   1. Podanie
   2. Dowód osobisty strony
   3. Odpis stanu cywilnego, na podstawie którego zostaną uzupełnione brakujące w akcie dane
   Opłata skarbowa za decyzję - 39,00 zł
8. Wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą
   Dokumenty od wnioskodawcy
   1. Podanie
   2. Dowód osobisty
   3. Odpis skrócony aktu urodzenia, o ile nie został sporządzony w miejscowym USC
   4. Pisemne zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa, złożone przed kierownikiem USC
   Ponadto: od osób rozwiedzionych - odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie, od wdów i wdowców - odpis skrócony aktu zgonu współmałżonka.
   Opłata skarbowa za zaświadczenie - 38,00 zł
9. Wydawanie odpisów i zaświadczeń z ksiąg stanu cywilnego
   Dokumenty od wnioskodawcy:
   1. Dowód osobisty
   2. Podanie
   3. Dowód opłaty
   Opłata skarbowa:
   Odpis skrócony - 22,00 zł
   Odpis zupełny - 33,00 zł
   Odpis na druku wielojęzycznym – 22,00 zł
   Zaświadczenie - 24,00 zł
10. Zmiana imienia i nazwiska
    Potrzebne dokumenty:
    1. Podanie
    2. Odpis zupełny aktu urodzenia (kawaler, panna)
    3. Odpis zupełny aktu małżeństwa (osoby, które pozostawały lub pozostają w związku małżeńskim)
    4. Odpisy zupełne aktów urodzeń małoletnich dzieci
    5. Dowód osobisty, paszport, karta pobytu (bezpaństwowcy)
    6. Poświadczenie obywatelstwa polskiego lub jego nadanie wraz z dokumentem ze zdjęciem pozwalającym na stwierdzenie tożsamości
    7. Postanowienie sądu opiekuńczego (jeśli sprawa tego wymaga)
    Opłata skarbowa za decyzję - 37,00 zł
11. Jubileusz długoletniego pożycia małżeńskiego
    Dokumenty od wnioskodawcy
    1. Zgłoszenie
    2. Dowody osobiste jubilatów
    3. Odpis skrócony aktu małżeństwa, o ile akt nie został sporządzony w miejscowym USC
12. Sporządzenie testamentu przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego
    Wymagane  dokumenty: 
    1. Podanie o sporządzenie protokołu zawierającego ostatnią wolę spadkodawcy
    2. Dowód uiszczenia należnej opłaty skarbowej
    3. Do wglądu: dokumenty tożsamości spadkodawcy i świadków
    Opłata skarbowa za sporządzenie testamentu - 22 zł.

Załatwianie spraw z zakresu wydawania dowodów osobistych:

Wymagane dokumenty:

1. Wniosek o wydanie dowodu osobistego.
2. Załączniki:
   • dwie aktualne, wyraźne i jednakowe fotografie o wymiarach 3,5cm x 4,5cm przedstawiające osobę bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami w taki sposób, aby ukazywały głowę w pozycji lewego półprofilu z widocznym lewym uchem, z zachowaniem równomiernego oświetlenia twarzy. Osoba z wrodzonymi lub nabytymi wadami narządu wzroku może załączyć do wniosku fotografie przedstawiające osobę w okularach z ciemnymi szkłami, a osoba nosząca nakrycie głowy zgodnie z zasadami swojego wyznania – fotografie przedstawiające osobę z nakryciem głowy. Dokumentem poświadczającym uprawnienia do załączenia fotografii przedstawiających osobę w okularach z ciemnymi szkłami jest orzeczenie o niepełnosprawności osoby do 16 roku życia lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności osoby, która ukończyła 16 lat, z powodu wrodzonej lub nabytej wady narządu wzroku, wydane zgodnie z przepisami o orzekaniu o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności. Dokumentem poświadczającym uprawnienia do załączenia fotografii przedstawiającej osobę w nakryciu głowy jest zaświadczenie o przynależności do wspólnoty wyznaniowej,
   • odpis skrócony aktu urodzenia – osoba, która urodziła się poza gminą Rojewo i nie zawarła związku małżeńskiego,
   • odpis skrócony aktu małżeństwa – kobieta, która zawarła związek małżeński poza gminą Rojewo,
   • odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa – mężczyzna, który urodził się i zawarł związek małżeński poza gminą Rojewo, na żądanie organu - poświadczenie obywatelstwa polskiego lub inny dokument potwierdzający posiadanie polskiego obywatelstwa, jeżeli dane zawarte w dokumentach budzą wątpliwość, co do obywatelstwa osoby. Do wniosku nie załącza się dokumentów wymienionych w punktach 3 i 4 jeżeli zostały sporządzone w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dowodu osobistego.

Nie pobiera się opłaty za wydanie dowodu osobistego.

Dowody osobiste wydawane są po upływie  30 dni od daty złożenia wniosku.

Informujemy ponadto:

Dowód osobisty podlega unieważnieniu:

1. z dniem zawiadomienia o jego utracie, zniszczeniu lub z dniem przekazania przez osobę trzecią znalezionego dowodu osobistego.
2. z dniem utraty obywatelstwa polskiego przez jego posiadacza.
3. z dniem zgonu jego posiadacza.
4. z dniem odbioru dowodu osobistego wydanego w miejsce poprzedniego z wyłączeniem przypadków, o których mowa w pkt.1 i 6.
5. po upływie 3 miesięcy od zmiany danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym w przypadku niezłożenia przez posiadacza dowodu osobistego wniosku o jego wymianę. Dla obywateli polskich przebywających za granicą termin wynosi 4 miesięcy.
6. z dniem upływu ważności dowodu osobistego.

Załatwianie spraw z zakresu Ewidencji Ludności:

1. przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych od obywateli polskich i cudzoziemców:
   • zameldowania na pobyt stały i czasowy,
   • wymeldowania z pobytu stałego i czasowego,
2. rejestracja danych o urodzeniach, zmianach stanu cywilnego, imion, nazwisk, obywatelstwa, dokumentów tożsamości, zgonach,
3. prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach o zameldowanie lub wymeldowanie z pobytu stałego (decyzje, postanowienia, rozprawy administracyjne).

Nie pobiera się opłat za czynności wymienione wyżej za wyjątkiem opłaty skarbowej pobieranej w wysokości 10 zł (czynność urzędowa) przy prowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie wymeldowania z pobytu stałego decyzją administracyjną.

Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia z akt Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych wynosi 17 zł.

Zaświadczenie o utracie dowodu osobistego nie podlega opłacie skarbowej.